受付をReDesignすることで、来訪者対応の効率化だけでなく、セキュリティ強化や企業イメージ向上など、さまざまな効果が期待できます。一方で、実際に導入した企業でどのような変化があったのか、具体的に知りたい方も多いかもしれません。そこで本記事では、受付ReDesignの実際の導入事例を3つ紹介し、受付見直しによって得られた効果や改善ポイントを解説します。
目次
受付のReDesignの導入事例を見る前に押さえておきたいポイント
受付のReDesignは、単に受付端末や受付システムを導入するだけの取り組みではありません。来訪者が受付を行い、担当者へ通知が届き、必要に応じて会議室や入館エリアへ案内されるまでの流れを一体的に見直すことが重要です。
また、来訪履歴の管理や入退館管理、受付空間の印象なども、受付のReDesignを考えるうえで欠かせない要素です。受付業務だけを効率化しても、来訪者が迷いやすかったり、履歴管理が煩雑だったりすると、十分な効果を得にくい場合があります。
さらに、企業によって受付に求める役割は異なります。省人化やコスト削減を重視する企業もあれば、セキュリティ強化、来訪者体験の向上、ブランドイメージ向上を目的に受付を見直す企業もあります。そのため、導入事例を見る際は、「導入前にどのような課題があったのか」「導入後に何が変わったのか」「自社に活かせるポイントはどこか」を確認すると参考にしやすくなるでしょう。
次項では、実際の導入事例を3つ紹介し、受付ReDesignによって得られた効果や改善ポイントを解説します。
実際の導入事例3選
ここでは、受付業務の効率化、セキュリティ対策、来訪者体験向上などの観点から以下の3つの導入事例を取り上げて解説します。
- 富士スピードウェイ株式会社様
- 竹本容器株式会社様
- マコー株式会社様
富士スピードウェイ株式会社様
富士スピードウェイ株式会社様は、静岡県に本社を構えるレジャー・エンターテインメント業の企業です。国際格式のレーシングサーキットとして知られる富士スピードウェイを運営しており、各種レースの主催・共催や、レース場および付帯設備の貸し出しなどを行っています。
同社では、社内の固定電話を撤去し、Arcstar Smart PBXへ切り替えるタイミングで、受付電話もなくなることが課題となっていました。そこで、Arcstar Smart PBXに対応している受付システムとして「アイタッチ」を導入されました。導入にあたっては、費用面だけでなく、操作性の良さも決め手となっています。
受付エントランスには、サーキットをイメージした台に受付システムを設置。来訪者が操作しやすい位置・高さ・角度に調整されており、スムーズに受付を行える環境が整えられています。また、iPadの呼び出し画面にはシンプルレイアウトを採用し、部署や担当者を一覧表示することで、来訪者が迷わず目的の部署・担当者を選択しやすくなっています。
受付システムの導入により、従来の受付電話に代わる呼び出し手段を確保できただけでなく、来訪者自身が画面から担当者を選んで呼び出せる受付フローを構築できました。設定のしやすさやメンテナンス性の良さも評価されており、受付対応を効率化したい企業にとって参考になる事例といえるでしょう。
詳しい内容はこちらから：富士スピードウェイ株式会社様
竹本容器株式会社様
竹本容器株式会社様は、容器の企画・開発・製造・販売を手がける企業です。化粧品ボトルをはじめ、プラスチックボトルやガラス瓶など、幅広い分野の容器を展開しています。
同社で、台東区内に開設した研究開発施設のエントランスに、タッチパネル受付としてiPad受付システム「アイタッチ」を導入されました。エントランスには、施設の雰囲気を損なわないようにカスタマイズされたフロアスタンドが設置されており、来訪者をスムーズに迎えられる受付空間が整えられています。
また、同システムはArcstar Smart PBXと連携し、内線電話として利用されています。来訪者がタッチパネルから担当者を呼び出せるため、従来のような電話取次や受付対応の負担を抑えやすく、受付業務の効率化につながります。
この事例は、新施設の開設にあわせて受付環境を整えたい企業や、クラウドPBXと連携しながら受付対応を効率化したい企業にとって参考になる事例といえるでしょう。
詳しい内容はこちらから：竹本容器株式会社様
マコー株式会社様
マコー株式会社様は、ウェットブラスト装置の専門メーカーです。ウェットブラスト技術の研究・開発をはじめ、装置の企画・設計・製造・販売、部品や研磨材の販売、点検・工事・アフターサービスなどを手がけています。
同社では、新社屋開設時に無人受付システム「アイタッチ」を採用いただきました。広々としたロビーには、iPad Pro 12.9インチを活用した無人受付が設置されており、シンプルかつエレガントな受付空間を演出しています。受付タッチパネルのデザインはマコー株式会社様によるもので、誰でも操作しやすいワンタッチ受付として運用されています。
また、同社ではアイタッチを高機能PBXに接続し、内線電話として利用しているのも特長的です。来訪者がタッチパネルから担当者を呼び出せるため、受付担当者による電話取次の負担を減らしやすく、受付対応の効率化につながります。来訪者にとっても、受付方法がわかりやすくなることで、迷わずスムーズに担当者へ連絡しやすくなる点がメリットです。
この事例は、新社屋やオフィス移転のタイミングで受付環境を整えたい企業にとって参考になります。受付空間の印象を高めながら、来訪者対応や担当者への取次を効率化したい企業はもちろん、受付フローを整理して来訪者管理やセキュリティ対策を強化したい企業にも参考になる事例といえるでしょう。
詳しい内容はこちらから：マコー株式会社様
導入事例からわかる受付ReDesignのポイント
3つの導入事例からわかるように、受付のReDesignは企業ごとの課題に合わせて進めるのが大切です。目的は企業ごとで多少異なるポイントもありますが、どの企業にも共通しているのは、受付端末だけを導入するのではなく、受付後の通知フローや来訪者管理、入退館管理、受付空間全体を含めて設計することです。来訪者が迷わず受付できるか、担当者へスムーズに通知できるか、来訪履歴を適切に管理できるかを整理することで、受付の利便性と管理性を高めやすくなります。
受付のReDesignを進める際は、自社の来訪者数、受付担当者の有無、オフィス規模、セキュリティ要件などを踏まえて、適した受付方法を選ぶ必要があります。まずは現在の受付業務で発生している課題を洗い出し、必要な機能や運用体制を検討することが大切です。
受付のReDesignを進めるならアイタッチシリーズがおすすめ
受付のReDesignを進める際は、来訪者対応、担当者への通知、来訪者管理、入退館管理、セキュリティ対策を一体的に検討することが重要です。受付端末だけを導入しても、担当者への連絡がスムーズに届かなかったり、来訪履歴を十分に管理できなかったりすると、受付業務全体の改善にはつながりにくい場合があります。
受付業務の効率化から来訪者管理、セキュリティ強化までまとめて見直したい場合は、アイタッチシリーズの導入がおすすめです。アイタッチシリーズは、受付システム「アイタッチ」を中心に、来訪者自動記録「KITAYO」やセキュリティゲート連携などに対応しており、受付対応と管理体制を一体的に整えやすい点が特徴です。
アイタッチでは、来訪者がタッチパネルから担当者を直接呼び出せるため、受付担当者による電話取次や内線連絡の負担を軽減しやすくなります。また、電話通知やSMS通知にも対応しているため、担当者へ来訪をスムーズに伝えやすく、来訪者を待たせにくい受付フローを構築可能です。
さらに、KITAYOと組み合わせることで、来訪者情報や顔写真付きの来訪履歴を自動で記録できます。来訪履歴をデータとして管理できれば、後から確認や検索を行いやすくなり、来訪者管理やセキュリティ対策の強化にもつながります。
セキュリティゲート連携を活用すれば、受付完了後に認可された来訪者のみを入館させる運用も可能です。遠隔開錠や自動施錠、入退室履歴のログ管理にも対応しているため、受付から入館までの流れを安全かつ効率的に整えやすくなります。
アイタッチシリーズは、受付対応の効率化だけでなく、来訪者管理や入退館管理、セキュリティ対策まで一体的に見直したい企業に適したサービスです。受付のReDesignを検討している場合は、自社の受付課題や運用体制に合わせて、アイタッチシリーズの活用を検討してみてください。
まとめ
受付のReDesignは、企業ごとの課題や目的によって得られる効果が変わります。受付対応の効率化を重視する企業もあれば、来訪者管理やセキュリティ強化、企業イメージ向上を目的に受付を見直す企業もあります。そのため、まずは自社の受付でどのような課題が発生しているのかを整理することが重要です。
導入事例を参考にすれば、受付電話の代替、無人受付の導入、受付空間の印象改善など、自社にも活かせる改善ポイントをイメージしやすくなるでしょう。また、来訪者数や受付担当者の有無、オフィス規模、入退館管理の必要性によって、適した受付方法やシステムは異なります。
自社に合った受付方法を選べれば、来訪者にとっても社員にとっても使いやすい受付環境を整えやすくなります。受付のReDesignを検討している企業は、アイタッチシリーズの活用もぜひ検討してみてください。
受付のReDesignの概要や効果・メリットについては以下の記事も参考にしてください。
