「来客のたびに業務が止まる」と悩んでいませんか。受付の無人化は、もはや企業の常識になりつつあります。
iPadを使った受付システムは、来訪者が画面をタッチするだけで担当者に直接通知が届く仕組みです。社員は本来のコア業務に集中できるのが最大の魅力と言えます。大がかりな工事や高額な設備投資は不要で、Wi-FiとiPad1台から低コストで利用可能です。
この記事では、iPad受付システムを導入するメリット、失敗しない選び方、具体的な導入手順まで解説します。これから受付システムの導入を検討している方は参考にして下さい。
目次
iPad受付システムとは何か
iPad受付システムとは、画面操作だけで完結する無人の受付ツールです。来訪者が画面を操作するだけで担当者に通知が届くため、専任の受付スタッフが不要になります。
ただ、「無人化してお客様に失礼はないか」と疑問に感じる方も多いはずです。以下では、従来の受付との違いや、普及の背景を解説していきます。
従来の有人受付との違いと無人化できる業務範囲
iPad受付システムは、受付業務の定型作業を自動化します。
従来の有人受付では、スタッフが来訪者に声かけし、用件確認や担当者への連絡、来訪記録を手作業で行っていました。iPad受付システムでは、画面案内・自動通知・クラウド保存により、スムーズな来訪者の対応が可能です。
特に通話型のiPad受付システムなら、来訪者が担当者へ直接連絡でき、スタッフを介さず用件を伝えられます。そのため、「担当者不在で来訪者が待ちぼうけ」といった待ち時間削減に繋がります。複雑な対応のみ人が担う事で、効率化と顧客満足の向上を両立できるのです。
受付がiPadに置き換わってきた3つの背景
なぜ今、多くの企業がiPad受付を導入しているのでしょうか。背景には3つの変化があります。
① 人手不足の深刻化・人件費の高騰
人手不足の深刻化と人件費の高騰により受付の定型業務を自動化し、人材をより重要な業務へ振り分ける必要が高まっています。
② 働き方の多様化
在宅勤務やフリーアドレスの普及で社員が常駐しない働き方が一般化し、従来の「有人受付」では対応が難しくなっています。これからは、担当者がどこにいても来訪通知を受け取れる仕組みが必要とされています。
③ 導入コストの低下
タブレットやクラウドの低価格化により、iPad受付は以前よりも気軽に導入できるようになりました。大企業・中小企業とも、無理なく始められる環境が整っています。
iPad受付をオフィスに導入すると何が変わるか｜7つのメリット
iPad受付システムをオフィスに導入する事で、現場の業務はどのように改善されるでしょうか。7つの具体的なメリットを解説します。
- 受付の人件費と手間を削減できる
- 担当者がどこにいても呼び出せる
- 来訪者の待ち時間が減る
- 来訪者の第一印象と企業イメージが上がる
- 来訪者情報をデータで自動管理できる
- セキュリティが強化・不審者対応もできる
- 既存の電話環境をそのまま活用できる
順に見ていきましょう。
1. 受付の人件費と手間を削減できる
受付業務のほとんどは、来訪者情報の確認・記録・連絡等の定型作業です。
例えば、来訪1件あたり5分の対応が一日10件あるなら、毎日50分程を受付対応に費やしている事になります。iPad受付を導入すれば、この「見えないコスト」を大幅に削減できます。結果、限られたリソースを生産性の高い業務へシフトできるのです。
さらに受付人員の人件費を、他の業務への配置転換にも活用できます。iPad受付システムによる受付業務の削減は、生産性向上とコスト削減を同時に実現する手段なのです。
2. 担当者がどこにいても呼び出せる
iPad受付システムは、来訪者が操作した際、即座に担当者のスマートフォンや内線に電話・メッセージで通知が届く仕組みです。外出先や別フロアにいても、リアルタイムで来訪者情報の把握が可能になります。
中でも、通話型のiPad受付システムは利便性が高い点が魅力です。来訪者がその場で担当者と直接話せるため、非常に効率的。「担当者不在で来客を待たせた」等の機会損失を、仕組みとして防ぐ事が可能です。
3. 来訪者の待ち時間が減る
有人受付では、前の人の対応が終わるまで待つ必要があります。スタッフが離席していたり別の対応に追われていたりして、待ちぼうけを経験した人も多いのではないでしょうか。
しかし、iPad受付システムなら来訪者が到着後、すぐに操作が可能です。来訪者の待ち時間は大幅に削減されます。
操作はシンプルで、「画面をタッチ→担当者を選ぶ→呼び出す」の3ステップで呼び出しが完了。担当者へ自動で通知されるため、スタッフの手が空くのを待つ必要がありません。
実際にiPad受付システムを導入したある企業では、「設定も簡単、機能がシンプルで分かりやすい」と評価しています。
4. 来訪者の第一印象と企業イメージが上がる
エントランスにすっきりとiPadが置かれたスタイリッシュな印象のオフィスと、古い内線表が貼られた電話機が置かれているオフィス。どちらが「先進的な企業」に見えるかは明らかです。
受付は企業の顔であり、ブランド力を示す大切な場所。iPad受付システムの待受画面は、機種によっては以下のようにカスタマイズができるため、自社のブランディングにも寄与します。
- 自社のロゴを表示
- プロモーション動画・スライドショーを表示
- 画面デザイン・レイアウトの変更
企業カラーや雰囲気に合わせた設定で、コストをかけずに自然な形で自社をアピールできます。企業イメージを底上げできる手段として、iPad受付システムは有効といえます。
詳しい内容は、「オフィスのエントランスデザインを見直して 企業ブランド力を上げよう」をお読み下さい。
5. 来訪者情報をデータで自動管理できる
紙の来訪者台帳では、過去の訪問履歴を探すのに手間がかかります。しかし、iPad受付システムは業務時間効率が上がる点が大きなメリット 。来訪者データがクラウドに自動保存される ため、PCからすぐに検索できます。
また、蓄積された来訪者データは、以下場面で活用可能です。
- 来訪情報の管理・可視化
- 来訪頻度の高い取引先の把握
- 担当者ごとの来訪対応履歴の確認
- コンプライアンス・リスク管理
- セキュリティ監査時のエビデンスとして提出
- 感染症拡大時の接触者追跡への対応
特にプライバシーマーク取得・更新等を検討する企業にとって、来訪記録のデジタル管理は要件を満たすための重要な手段になります。
6. セキュリティが強化・不審者対応もできる
「無人受付だと誰でも入ってきてしまうのでは？」と心配する方も多いでしょう。しかし、適切なシステムを選べば、むしろ有人受付より高いセキュリティを実現できます。
例えば、来訪者の顔写真を担当者のスマホへ送る機能があれば安心です。相手の顔を確認した上で、対応可否を判断できます。来訪者の履歴がクラウドに残るため、万一のトラブル時も有力な証拠になります。
7. 既存の電話環境をそのまま活用できる
多くの受付システムは、既存のPBX（電話交換機）に対応しています。大掛かりな配線工事は不要。今の環境を活かしつつ、最新の受付システムを導入可能です。
【例：ABphone株式会社 iPad受付システム『アイタッチ』】
アイタッチは以下のPBX環境全てに対応しています。
- クラウドPBX
- オンプレミスPBX
- 複合
PBXが無い場合でも、アイタッチ独自のクラウドサービス「ABphone Connect」を利用すれば、コンセントに挿すだけで利用開始できます。iPad活用の詳細メリットは「受付にiPadを使うメリットと導入判断のポイント」も参考にして下さい。
iPad受付システムの選び方｜4つのポイント
自社に合うiPad受付システムを選ぶには、確かな基準が必要です。以下では、失敗を避けるための4つの比較ポイントを解説します。
- 通知方法が自社の働き方に合うか確認する
- コストは「初期費用＋運用費用」の総額で比べる
- スタンドの種類と盗難対策もチェックする
- 既存のPBX・電話環境との適合性を確認する
多機能なものに目移りせず、効率良く選定する事が大切です。
①通知方法が自社の働き方に合うか確認する
iPad受付システムを選ぶ際、まずチェックすべきは「通知方法」です。外出が多い場合はスマホ通知、固定席での業務が多い場合は内線が適しています。さらに確実性を重視するなら通話型が有効です。
| 通知方法 | 向いている環境 |
| 内線電話 | 固定席・電話中心の職場 （製造業・建設業等） |
| スマートフォン通話 | 外出が多い・フリーアドレスの職場 （通信事業者・サービス業等） |
| チャット（Slack・Teamsなど） | 日常的にチャットを使う職場 |
| SMS通知 | 複数名へ同時通知したい場合 |
チャットは手軽ですが見落としの可能性があるため、確実に気づける手段を優先すると安心です。
②コストは「初期費用＋運用費用」の総額で比べる
iPad受付システムのコストは「初期費用＋運用費用」の総額で比較して下さい。「月額数千円」と一見安く見えても、想定外の出費が発生する場合があります。
【iPad受付システム選定時に確認すべきコスト項目】
- 初期導入費用
- 月額利用料
- 周辺機器費用（iPadスタンドなど）
- オプション機能の追加料金
- 保守・補償サービス費用
利用者数が増えても料金が変わらない「定額制」だと安心です。さらに、運用リスクへの備えも大切。その点でiPadは故障時でも端末を交換するだけで復旧でき、業務を止めず安定運用できます。
③スタンドの種類と盗難対策もチェックする
| スタンドタイプ | 特徴 | 向いている設置場所 |
| デスクスタンド | 省スペース | 小規模オフィスの受付 |
| フロアスタンド | 床置き | 広いエントランス |
| オーダーメイド | 用途に合わせてカスタマイズ可能 | 設置環境に最適化したい場所 |
④既存のPBX・電話環境との適合性を確認する
製造業・建設業・通信事業者等の企業の場合、自社のPBXと連携できるかは選定の大きな判断軸でしょう。この場合、現在利用しているPBXについて、以下を確認しておくと安心です。
【確認すべき項目】
- PBXのメーカー名・機種名
- PBXの種類（クラウドかオンプレミスPBXか）
- 内線番号の体系（アナログ・IP・SIPなど）
- スマートフォン連携の有無
既存PBXをそのまま活用できれば、大幅なコストダウンに繋がります。なお、より広く比較したい場合は「最新人気の受付システムとは？2026年の選び方ガイド」も参考にして下さい。
iPad受付システムの導入手順｜5つのステップ
iPad受付システム導入を検討している場合、以下の5ステップに沿って計画的に進めていきましょう。
STEP1 現状の受付フローと課題を書き出す
STEP2 ネットワーク・PBX環境を事前に確認する
STEP3 社内稟議に使える効果を数値化する
STEP4 無料トライアルで実際の使い勝手を確かめる
STEP5 本番運用開始・社内へ展開する
一つずつ解説します。
STEP1 現状の受付フローと課題を書き出す
まずは、今の受付対応に要している時間や人数を可視化します。
【書き出すべき項目の例】
- 一日あたりの来訪者数・時間帯
- 受付対応にかかる平均時間
- 担当者への連絡方法（電話・内線・口頭など）
- 来訪者情報の記録方法（紙・Excelなど）
- 受付対応で困っているポイント
現場の無駄を可視化する事で、「どの機能が必要か」「どのプランが自社に合うか」が明確になります。反対に課題が曖昧なままだと、導入後に思ったような投資対効果（ROI）が得られません。現状の整理を丁寧に行う事が大切です。
STEP2 ネットワーク・PBX環境を事前に確認する
- 受付エリアのWi-Fiが安定しているか（通信速度・接続状況）
- 現在利用しているPBXの種類や型番を把握しているか
- 内線の仕組み（アナログ・IP・クラウド型）を確認しているか
- セキュリティポリシー上、外部クラウド接続が可能か
STEP3 社内稟議に使える効果を数値化する
導入に必要な社内承認を得る際は、効果を具体的な数字で示す事が大切です。
コスト削減が目的の場合、削減時間や人件費を算出し、ROIを明確化しましょう。業務改善が目的の場合は、取次業務の削減による時間短縮やコア業務へのシフト、人員再配置等を整理して効果を可視化します。
＜コスト削減効果の計算例：一日の来訪件数10件のケース＞
| 項目 | 導入前 | 導入後 | 削減効果 |
| 受付対応時間／1件 | 5分 | 1分以下 | 約4分 |
| 一日の対応時間 | 約50分 | 約10分 | 約40分 |
| 月間削減時間（20営業日） | ― | ― | 約13時間 |
削減時間を時給換算すれば、投資対効果を示せます。人員削減や紙台帳廃止などの副次効果も加える事で、稟議の説得力は高まるでしょう。
STEP4 無料トライアルで実際の使い勝手を確かめる
iPad受付システムを導入する際、カタログやデモ動画だけでいきなり本契約するのではなく、実環境でテストを実施して下さい。無料トライアルを利用する事で、通信の安定性や画面の操作感を現場の社員に確認してもらえます。
【トライアル期間中に確認すべき点】
- 来訪者が迷わず操作できるか
- 担当者への通知が確実に届くか
- 通話音質は実用レベルか
- 管理画面（連絡先の追加・変更）は直感的に使えるか
試用後はそのまま本契約に移行でき、設定のやり直しも不要なケースが多いです。他社の導入事例も参考にしながら、自社の運用に合うかを見極めましょう。
STEP5 本番運用開始・社内へ展開する
トライアルで問題がなければ、まずは一つの拠点やフロアに絞って運用をスタートします。その後、 2〜4週間で運用上の問題点を洗い出し、出た課題を改善策に反映したうえで全社へと展開するのが安全な進め方です。
また、全社員に向けた操作説明も必ず実施しましょう。通知を受け取る社員側の理解は必須です。特に、「どのツールで通知が届くか」「届かなかった場合の対処方法」は事前に周知する必要があります。
さらに、導入後のサポートが手厚いサービスを選ぶと運用もスムーズになります。運用のコツは「受付システム 運用の難易度を導入前後でわかりやすく解説」をご覧下さい。
iPad受付導入後によくある失敗と対処法
導入後によくある失敗パターンと、それぞれの対処法を紹介します。
- 通知が届かず来訪者を待たせてしまう
- 無料プランで必要な機能が使えなかった
- 通信障害・充電切れ・故障時に誰も動けない
「思っていたのと違う」とならないよう、事前に対策を知っておきましょう。
通知が届かず来訪者を待たせてしまう
iPad受付システム導入後の失敗として、最も多い事例が「来訪者が受付を済ませたが担当者が気づかなかった」ケースです。
【主な原因】
- 設定ミス（通知先・通知方法の設定、担当者のチャット通知設定等）
- Wi-Fi接続が不安定
対処法
対処法として、スマホと内線の両方を鳴らすなど、通知方法を複数設定する事が有効です。チャット通知だけでなく、SMS・電話・内線を組み合わせておけば、一つが機能しなくても別の手段でカバーできます。また、定期的に動作確認テストを行い、通知が正常に届いているかを確認する習慣をつけましょう。
無料プランで必要な機能が使えなかった
「まず無料で試してみよう」と始めると、結局機能が制限されてしまうケースが多くあります。
結論、業務利用であれば、必要な機能がそろった有料プランを初めから選ぶ方が長期的には効率的です。特に、通話機能や履歴の長期保存は有料プラン限定のケースが多く、後日乗り換えるのは手間。設定のやり直しや追加費用が発生する事も考えられます。
自社が必要とする機能が無料プランに含まれているかをまず見極めると、導入後の運用がスムーズです。
通信障害・充電切れ・故障時に誰も動けない
iPad受付システム運用に際し、ネットワークの障害や端末の故障で受付が止まるリスクが考えられます。
万一に備え、予備のiPadやモバイルルーター等のバックアップ回線を用意しておきましょう。予備バッテリーや紙の受付表もあると安心です。
おすすめは、手厚い保守サポートを利用する事です。システムが止まっても受付業務を続けられる体制・すぐ復旧できる体制を事前に整えておきましょう。
オフィスのiPad受付にアイタッチが選ばれる理由｜無料で試すには
iPad受付システム選びで迷ったら、「アイタッチ」がおすすめです。アイタッチは、ABphone株式会社が提供するiPad受付システム。製造業・不動産業・通信事業者等、100社以上の導入実績を持ちます。以下では、大手から中小企業まで、業種を問わずアイタッチが選ばれている理由を詳しく解説します。
アイタッチが解決できる課題と5つの強み
アイタッチが選ばれる理由は、機能の豊富さだけでなく、導入のしやすさと運用の柔軟性にあります。
【アイタッチ｜5つの強み】
| 強み | 内容 |
| ① 通話型受付 | 来訪者がiPadから担当者に直接電話できる双方向対応、確実な対応が可能 |
| ② あらゆるPBXに対応 | クラウド・オンプレ・PBXなしの環境全てに対応、低コストでの導入 |
| ③ シンプルな運用管理 | iCloud経由で連絡先をPC・スマホから編集可能、現場の負担が最小限 |
| ④ 定額制料金 | 利用者数が増えても追加料金なし、拡張しやすい |
⑤ 顔が見える受付 （KITAYO） | 来訪者の顔写真を担当者のスマホに通知、来訪者履歴の保存、セキュリティ強化 |
特に、「通話型」は他社との大きな差別化ポイントです。チャット通知のような見落としがなく、担当者が確実に対応できます。
導入を検討している方は、まずこちらからお問い合わせ下さい。
今日から始められる！無料トライアルの流れ
アイタッチは、自社にiPadがなくても無料で手軽にお試し可能です。大まかな流れは、以下を参考にして下さい。
■トライアルの流れ（iPadをお持ちでない場合）
- 申込フォームから必要事項を入力
- 初期設定済みのiPadを弊社から発送
- 受け取りから一週間、全機能をお試し
- トライアル終了後、iPadを返送
- 問題なければ本契約・アカウント発行
- 本番用iPadとスタンドを配送、動作確認後に運用開始
■トライアルの流れ（iPadをお持ちの場合）
- 申込フォームから必要事項を入力
- 専用アプリをインストールして設定
- 最大3週間、実環境でお試し
- 本契約後、弊社にて設定内容を本番環境へ反映
- 動作確認後に運用開始
本契約からご利用開始まで、おおよそ3〜5営業日です。「まず試してから決めたい」という方でも、低リスクで安心して始められる体制が整っており、結果、様々な企業様に導入頂いています。実際の導入事例は「受付システム「アイタッチ」導入事例」を参照下さい。
iPad受付システムの導入｜まずは無料トライアルで使い心地を確認
iPad受付システムは、来訪者対応の効率化・人件費削減・セキュリティ強化を同時に実現できる強力なツールです。選ぶ際は「通知方法」「総コスト」「PBX適合性」「スタンドと盗難対策」等を軸に比較し、自社の働き方に合ったシステムを選びましょう。
まずは無料トライアルを活用し、実際の使い心地や自社にフィットするか確認して下さい。スムーズなデジタル化への第一歩を踏み出しましょう。
iPadを活用した受付システムなら「アイタッチ」オフィスや工場の受付業務、まだ人手で対応していませんか？
ABphone株式会社が提供するiPad受付システム「アイタッチ」なら、受付業務を完全無人化。
来訪者がiPadで担当者を直接呼び出せるので、受付スタッフの配置が不要になります。
アイタッチの特長
- コスト削減！
初期導入時のサポート度合いに応じて選べる3つのプランをご用意。
- 簡単操作！
iPadのタッチ操作だけで完結。
- 既存PBX対応！
どのメーカーの電話システムにも接続可能。
- 来客確認機能オプション
「KITAYO」では、来訪者の顔も確認可能。
導入実績と効果
受付の常識を変える「アイタッチ」、導入する企業が急増中！業務効率化やおもてなし品質の向上に貢献しています。
- 多くのIT企業、製造業、不動産業など複数社が導入
- 受付業務の工数を大幅削減
- 企業イメージの向上と業務効率化を同時実現
詳しくはこちら
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