受付システムの導入を検討しているものの、どのような基準で製品を選べばよいかわからず、悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。
受付システムは、受付業務の効率化や人件費の削減に役立つ一方、自社の業務に合わない製品を選ぶと、かえって管理負担が増える可能性もあります。
本記事では、受付システムの導入が必要か判断する基準から、導入前の準備、製品の比較ポイント、費用対効果の算出方法、社内稟議、運用開始までの手順をわかりやすく解説します。
目次
受付システムを導入すべき？自社に必要か判断する3つの基準
受付システムを導入する際は、まず現在の受付業務にどのような課題があるのかを整理することが重要です。特に、来客数が多い企業や総務担当者などが受付業務を兼任している企業では、システムの導入によって業務負担を軽減できる可能性があります。
ここでは、受付システムの導入が自社に必要かどうかを判断するための3つの基準を解説します。
受付対応や電話取次にどれだけ時間がかかっているか
受付システムの導入を判断する際は、まず1日あたりの来客数や受付対応にかかる時間、電話取次の回数を確認しましょう。これらを把握することで、受付業務にどれだけの時間を費やしているかが明確になります。
受付専任者がいる企業では、来客が少ない時間帯も含めた人員配置の効率性が判断材料になります。一方、総務担当者などが受付業務を兼任している場合は、来客のたびに本来の業務が中断されることも問題です。
受付対応の頻度や業務への影響を整理し、システム導入によってどの程度の負担を軽減できるか検討しましょう。
来客対応の複雑さや担当者への連絡に問題がないか
受付システムの導入を判断する際は、来訪者の種類や訪問先の部署数によって、受付対応が複雑になっていないか確認することも重要です。
例えば、製造業では工場への納品業者や設備保守業者、取引先など、来訪目的によって案内先が異なります。建設業でも、協力会社や工事関係者などへの対応が必要です。
また、担当者が不在で連絡がつかず、来訪者を待たせるケースが多い場合も、受付方法の見直しを検討しましょう。
現在の受付方法で今後も対応できるか
現在の受付方法が、今後の事業規模や組織体制の変化に対応できるかも重要な判断基準です。
例えば、紙の受付簿では来訪履歴の確認や管理に手間がかかるほか、有人受付では来客数の増加に伴い、受付担当者の負担が大きくなる可能性があります。
また、既存の受付システムを利用している場合も、機能不足や操作性の問題がないか確認しましょう。
一方、現状の受付方法で特に問題がなく、導入による改善効果も小さい場合は、必ずしも新しいシステムを導入する必要はありません。現在の課題と将来的な運用を踏まえて判断しましょう。
受付システム導入前に確認しておきたい3つの項目
受付システムを導入する際は、製品を比較する前に、自社の受付業務の実態や既存のIT環境を整理しておくことが重要です。必要な機能や設備を事前に把握することで、自社に適したシステムを選びやすくなります。
また、整理した情報は、システム提供会社への問い合わせや見積もり依頼にも役立ちます。
ここでは、受付システムの導入前に確認しておきたい3つの項目を解説します。
来訪者の種類と受付業務の流れ
受付システムの導入前には、来訪者の種類や人数、受付業務の流れを把握しておくことが重要です。まずは、1日あたりの来訪者数や受付が集中する時間帯、来訪目的などを整理しましょう。
例えば、取引先や納品業者、面接者、協力会社など、来訪者によって必要な対応は異なります。受付から担当者への連絡、本人確認、入館までの一連の流れを確認し、どの業務をシステムで効率化できるか検討することが大切です。
また、本社・工場・営業所など複数の拠点がある企業では、拠点ごとに受付業務や必要な機能が異なる場合もあります。それぞれの運用状況を確認し、自社に適した受付システムの要件を明確にしましょう。
既存の電話設備・ネットワーク環境
受付システムを導入する前に、現在利用している電話設備やネットワーク環境を確認しておきましょう。
特に、オンプレミスPBXやクラウドPBX、ビジネスフォンなどを利用している場合は、導入予定の受付システムと接続できるかが重要です。製品によって対応する電話設備や接続方法が異なるため、事前に確認する必要があります。
また、受付端末の設置場所やWi-Fiの電波状況、通信回線の安定性も確認しましょう。既存の電話設備やネットワーク環境をそのまま活用できれば、新たな機器の購入や配線工事を減らし、導入費用を抑えられる可能性があります。
セキュリティと社内管理の要件
受付システムの導入時には、セキュリティ対策や社内管理に必要な機能も確認しておきましょう。
まず、来訪履歴や入退館記録をどこまで管理する必要があるかを整理します。来訪者の氏名や所属先などの個人情報を扱う場合は、データの保存方法や保存期間、閲覧できる担当者の権限についても確認が必要です。
また、システム障害や通信回線の停止に備え、紙の受付簿や電話による連絡など、代替手段をあらかじめ決めておくことも大切です。
受付システムを選ぶ際に比較すべき5つのポイント
受付システムは、製品によって担当者への通知方法や対応する設備、利用できる機能、運用コストなどが異なります。そのため、機能の豊富さだけで選ぶのではなく、自社の受付業務や導入目的に合っているかを比較することが重要です。
また、導入後の管理負担やサポート体制も含めて検討することで、長期的に運用しやすい製品を選べます。
ここでは、受付システムを選ぶ際に比較すべき5つのポイントを解説します。
担当者への通知方法と確実性
受付システムを選ぶ際は、来訪者の到着を担当者に確実に知らせられるか確認することが重要です。
主な通知方法には、内線電話や音声通話、SMS、メール、ビジネスチャットなどがあります。電話による呼び出しは担当者と直接会話できる一方、メールやチャットは通知内容を後から確認できる点が特徴です。
特に、製造現場で働く社員や外出が多い部署では、担当者が通知に気づきやすい方法を選ぶ必要があります。また、担当者が不在の場合に備え、別の社員への転送や代理対応、複数の連絡先への通知が可能かも確認しましょう。
来訪者の操作性と受付画面のわかりやすさ
受付システムを選ぶ際は、来訪者が迷わず操作できるかも重要な比較ポイントです。
受付方式には、タブレット画面から担当者を選択するタイプや、事前に発行されたQRコード※を読み取るタイプなどがあります。タブレット型は画面操作で担当者を呼び出せる一方、QRコードを利用する方式は、来訪者が受付時に情報を入力する手間を減らせる点が特徴です。
また、部署名や担当者名の検索機能、外国人来訪者向けの多言語対応なども確認しましょう。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
既存設備との連携や機能の拡張性
受付システムを選ぶ際は、既存の電話設備との連携や、将来的な機能の拡張性も確認しましょう。
特に、現在利用しているPBXや通信環境に対応しているかは重要なポイントです。既存設備と連携できれば、新たな電話設備の導入を抑え、初期費用や運用負担を軽減できる可能性があります。
また、来訪履歴の管理やQRコード認証、入退館管理など、自社の業務に必要な機能が備わっているかも確認が必要です。
初期費用とランニングコスト
受付システムを比較する際は、初期費用だけでなく、導入後のランニングコストも確認することが重要です。
初期費用には、受付端末の購入費や設置費用、初期設定費用などが含まれます。一方、ランニングコストには、システム利用料や保守費用などがあり、製品や契約内容によって異なります。
また、料金体系には月額課金や年額契約、買い切り型などがあります。月額・年額制は初期負担を抑えやすい一方、買い切り型は導入時の費用が大きくても、長期的な支出を抑えられる場合があります。
利用人数や設置拠点数、端末台数によって料金が変動する製品もあるため、導入時だけでなく、数年間の総費用を比較して選びましょう。
導入支援と運用開始後のサポート
受付システムを選ぶ際は、導入時の支援内容だけでなく、運用開始後のサポート体制も確認しましょう。
初期設定や端末の設置、担当者情報の登録など、どこまでサポートを受けられるかは製品によって異なります。また、人事異動や組織変更に伴う連絡先の追加・変更が簡単にできるかも重要な比較ポイントです。
導入前には、無料トライアルやデモを利用して、実際の操作性や設定のしやすさを確認することをおすすめします。
さらに、システム障害が発生した際の問い合わせ方法や対応時間、保守サービスの内容も確認が必要です。
受付システムの費用対効果を計算する方法
受付システムの導入を検討する際は、費用対効果を具体的な数値で把握することが重要です。特に、社内稟議で導入の必要性を説明するには、受付業務の削減時間と導入コストを比較し、期待できる効果を明確にする必要があります。
ここでは、受付対応の削減時間を算出する方法と、導入費用を踏まえた費用対効果の計算方法を解説します。
受付対応の削減時間を計算する
受付システムの導入によって削減できる業務時間は、現在の来客数と受付対応にかかる時間をもとに試算できます。
まず、1日あたりの来客数と、受付や電話取次にかかる平均時間を確認し、システム導入後に短縮できる時間を見積もりましょう。
月間の削減時間は、次の計算式で求められます。
| 月間削減時間（時間）＝1日の来客数×1件あたりの削減時間（分）×月間営業日数÷60 |
例えば、1日20件の来客があり、1件あたり3分の対応時間を削減できる場合、月間営業日数を20日とすると、月約20時間、年間約240時間の削減が見込めます。
ただし、実際の削減時間は受付方法や業務内容によって異なります。導入前後の対応時間を比較し、自社でどの程度の業務効率化が期待できるか確認することが大切です。
導入費用と削減効果を比較する
受付システムの費用対効果は、削減できる業務時間を金額に換算し、導入・運用にかかる費用と比較して判断します。
まず、月間削減時間に従業員の時間単価を掛けて、削減効果を試算しましょう。例えば、月間約20時間の削減が見込め、時間単価が2,000円の場合、月額約40,000円相当の効果が期待できます。
次に、初期費用や月額利用料、保守費用などを合計し、1年間や3年間の総費用と比較します。
ただし、削減時間をそのまま人件費の削減額とみなすのではなく、従業員が本来の業務に充てられる時間の価値として評価することが大切です。
受付システム導入までの5ステップ
受付システムを導入する際は、事前準備から製品選定、社内稟議、運用開始までの流れを把握しておくことが重要です。各段階で必要な作業を明確にすることで、導入後のトラブルや運用上の問題を防ぎ、スムーズに導入を進められます。
ここでは、受付システムの導入に必要な作業を5つのステップに分けて解説します。
STEP1. 現状の課題と導入目的を明確にする
受付システムの導入では、まず現在の受付業務における課題を整理し、導入目的を明確にすることが重要です。
来客数や受付対応にかかる時間、電話取次の回数などを確認し、業務の中断や担当者への連絡の遅れ、来訪履歴の管理不足といった課題を洗い出しましょう。
そのうえで、業務効率化や受付の無人化、セキュリティ強化など、何を優先して改善したいのかを決めます。削減時間だけでなく、来訪者の待ち時間短縮や受付品質の向上も判断材料にすることが大切です。
STEP2. 候補製品を比較して見積もりを取得する
受付システムを選定する際は、複数の製品を比較し、自社の導入目的や必要な機能に合っているかを確認しましょう。
比較する際は、担当者への通知方法や既存PBXとの連携、操作性、サポート体制など、共通の評価項目を設けることが重要です。
また、見積もりを依頼する際は、現在の電話設備やネットワーク環境、設置拠点数、必要な機能などを各ベンダーに伝え、できるだけ同じ条件で見積もりを取得しましょう。
STEP3. 無料トライアルで実際の操作性を検証する
候補製品を絞り込んだら、無料トライアルやデモを利用して、実際の受付環境で操作性を検証しましょう。
まず、来訪者が迷わず操作できるか、担当者に正しく通知が届くか、既存の電話設備と問題なく連携できるかを確認します。特に、PBXとの接続が必要な場合は、実際に担当者を呼び出すテストを行うことが重要です。
また、担当者が不在の場合の通知先や代理対応の方法、通信障害時の代替手段なども確認しておきましょう。
実際の運用を想定して検証することで、導入後のトラブルを防ぎ、自社に適したシステムか判断しやすくなります。
STEP4. 社内稟議を通して導入を決定する
候補製品の比較・検証が完了したら、社内稟議に必要な資料を準備し、導入の承認を得ましょう。
稟議書には、現在の受付業務の課題や導入目的、候補製品の比較結果、導入費用、期待できる効果などをまとめます。特に、受付対応の削減時間や費用対効果の試算結果を示すことで、導入の必要性を説明しやすくなります。
また、情報システム部門には既存設備との連携やセキュリティ面を、総務部門には受付業務の運用方法を確認してもらうことも重要です。
STEP5. 本番運用を開始して効果を検証する
社内稟議で承認を得たら、受付システムの初期設定を行い、本番運用を開始します。
まず、部署名や担当者名、内線番号などの連絡先を登録し、正しく呼び出せるか確認しましょう。また、社員に新しい受付方法や来客通知への対応手順を周知することも重要です。
複数の拠点がある企業では、一部の拠点で先行導入し、問題点を把握してから全社へ展開する方法も効果的です。
導入後は、受付対応時間や来訪者の待ち時間、トラブル件数などを定期的に確認し、導入前と比較しましょう。結果を踏まえて設定や受付業務の流れを見直すことで、継続的な業務改善につなげられます。
製造業・建設業など業種別に確認すべきポイント
受付システムに求められる機能や運用方法は、業種や拠点によって異なります。例えば、製造業や建設業では、取引先だけでなく納品業者や協力会社などへの対応も必要となるため、来訪目的に応じた受付方法を検討することが重要です。
また、複数の拠点を持つ企業では、それぞれの業務内容や来訪者の特徴に合ったシステムを選ぶ必要があります。
ここでは、製造業・建設業を中心に、業種別に確認しておきたいポイントを解説します。
製造業・建設業｜工場や事業所の来訪者管理
製造業や建設業では、取引先だけでなく、納品業者や設備保守業者、協力会社など、さまざまな来訪者への対応が必要です。そのため、来訪目的に応じた受付方法や、担当部署への連絡手段を確保することが重要です。
特に、工場や事業所では担当者が受付から離れた場所で勤務しているケースもあるため、内線電話やスマートフォンなどを通じて確実に連絡できるか確認しましょう。
また、製造エリアや機密情報を扱う区画では、立ち入り制限や入退館管理との連携が必要になる場合もあります。
複数の工場や事業所を持つ企業では、拠点ごとに受付業務の流れやセキュリティ要件が異なることも考慮し、それぞれの運用に対応できるシステムを選びましょう。
商社・小売・卸売・その他の業種｜拠点や訪問目的に合った運用
商社や卸売業では、商談に訪れる取引先と商品の納品業者で、受付方法や案内先が異なる場合があります。そのため、来訪目的に応じて担当部署へ適切に連絡できるシステムが求められます。
小売業では、本部・店舗・倉庫など、拠点ごとに受付業務の内容が異なる点に注意が必要です。各拠点の来訪者や受付時間帯を把握し、それぞれに適した運用方法を検討しましょう。
また、不動産業では来店客や設備点検業者への対応、運送業ではドライバーや納品関係者の受付などが想定されます。
業種にかかわらず、既存の業務フローとの適合性を優先し、来訪者の種類や拠点ごとの運用ルールに対応できるシステムを選ぶことが重要です。
受付システム「アイタッチ」が向いている企業とは？
受付システム「アイタッチ」は、iPadを活用して来客対応を効率化できる受付システムです。既存の電話設備との連携や複数の導入プランなど、企業の環境や運用方法に合わせて検討できる特徴があります。
ただし、導入にあたっては、自社の電話設備との適合性や必要な機能、運用コストなどを確認いただく必要があります。
ここでは、アイタッチの特徴を踏まえ、どのような企業に向いているのかを3つの観点から解説します。
既存の電話設備を活用して受付業務を効率化したい企業
アイタッチは、iPadを利用して来訪者が担当者を直接呼び出せる受付システムです。既存の電話設備を活用しながら、受付業務の効率化を図りたい企業に適しています。
クラウドPBXと連携する「プラス クラウド」や、オンプレミスPBX・ビジネスフォンに対応する「プラス オンプレ」など、電話環境に応じた製品を用意しております。
また、担当者への音声通話に加え、ABphone Connectサービスを利用すればSMS通知にも対応でき、複数の連絡先への同時通知も可能です。
ただし、実際の連携可否や利用できる機能は、既存PBXの種類や契約内容によって異なります。導入前に電話設備の型番や利用環境を確認し、対応状況をお問い合わせください。
導入費用や設定・管理の負担を抑えたい企業
アイタッチは、導入費用や設定・管理の負担を抑えたい企業にも適しています。
料金プランには、初期導入費0円で設定を自社で行う「セルフ導入プラン」、iPadやスタンドの手配から初期設定まで任せられる「おまかせ導入プラン」、月額・年額の利用料が発生しない「一括買い切りパック」があります。
初期費用を抑えたい場合や設定作業を任せたい場合など、自社の予算や運用体制に応じて選択できる点が特徴です。ただし、端末費用や設定作業の範囲はプランによって異なります。
また、受付画面のレイアウトや表示内容を変更できるほか、担当者の連絡先もiPadやパソコンから更新できます。人事異動や組織変更にも対応しやすく、導入後の管理負担を軽減できます。
詳しくは料金ページよりお問い合わせください。
導入前に操作性や電話連携を確かめたい企業
アイタッチは、導入前に操作性や既存の電話設備との連携を確認したい企業にも適しています。
アイタッチでは、App Storeから受付アプリをインストールして無料で試せるほか、機器の無料貸し出しにも対応しています。
トライアルでは、受付画面の操作性や担当者への発信、既存PBXとの接続状況などを確認してください。
また、導入相談の際は、現在利用しているPBXの種類や設置拠点数、必要な機能などを事前に整理しておいていただけると、適切な製品構成や導入方法の提案をさせていただきやすくなります。
受付システム「アイタッチ」の導入ならお気軽にご相談ください
アイタッチは、既存のクラウドPBXやオンプレミスPBXを活用し、来訪者がiPadから担当者を直接呼び出せる受付システムです。
現在の電話設備に合わせた製品構成を選べるほか、導入方法や予算に応じた料金プランも用意しています。
PBXとの連携方法や必要な設備、導入費用などについてもご相談いただけます。無料トライアルや実機の貸し出しにも対応しているため、導入前に操作性を確認することも可能です。
受付業務の効率化をご検討の際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
受付システムは導入目的と自社環境に合う製品を選ぼう
受付システムを導入する際は、機能の豊富さだけでなく、自社の受付業務の課題を解決できるか、既存の電話設備と連携できるか、運用コストに見合う効果が得られるかを確認することが重要です。
まずは導入の必要性を明確にし、複数製品の機能や費用を比較しましょう。費用対効果を試算し、無料トライアルで操作性を検証することで、社内稟議も進めやすくなります。
受付システム「アイタッチ」は、既存の電話設備を活用しながら、iPadによる受付業務の効率化を実現できるシステムです。無料トライアルにも対応しているため、導入を検討している方はぜひお気軽にご相談ください。
