オフィスの電話環境を見直し、オンプレPBXからクラウドPBXへの移行を検討する企業が増えています。その際、「PBXを変更すると、現在の受付システムも入れ替える必要があるのか」と疑問を持つ場合もあるでしょう。
結論として、移行先の電話環境に対応した受付システムであれば、クラウドPBXへの移行後も継続して利用できます。ただし、対応するPBXや連携方法は製品によって異なるため、事前の確認が重要です。
本記事では、クラウドPBXへの移行時に確認したいポイントや、将来的なPBX変更を見据えた受付システムの選び方を解説します。あわせて、クラウドPBX・オンプレPBXに対応し、今ある社内電話やスマホを活用できる受付システム「アイタッチ」も紹介します。
目次
オンプレPBXからクラウドPBXへ移行しても受付システムは使える？
オンプレPBXからクラウドPBXへ移行した場合でも、移行先の電話環境に対応している受付システムであれば継続して利用できます。
ただし、受付システムによって対応しているPBXや接続方法は異なります。特定のPBXや電話環境を前提としている受付システムの場合、PBXの変更に伴って設定変更や追加機器の導入、場合によっては受付システム自体の入れ替えが必要になる可能性があります。
そのため、これから受付システムを導入する場合は、現在使用しているPBXに対応しているかだけでなく、将来的なクラウドPBXへの移行も想定して製品を選ぶことが大切です。
すでに受付システムを導入している場合も、PBXの更改を決める前に、移行先のクラウドPBXとの互換性や必要な設定・機器について提供会社へ確認しておきましょう。
クラウドPBXへの移行で受付システムに影響が生じる理由
クラウドPBXへの移行が受付システムに影響するのは、電話連携型の受付システムがPBXや電話回線と連携して担当者を呼び出す仕組みになっているためです。
従来のオンプレPBXは、オフィスなどの拠点内にPBXを設置し、外線と内線の接続や内線同士の通話などを制御します。一方、クラウドPBXは従来PBXが担っていた機能をクラウド上で提供し、インターネットを通じて電話機などを接続する仕組みです。
オンプレPBXからクラウドPBXへ移行すると、PBXの設置場所だけでなく、電話機や受付システムとの接続環境も変わります。そのため、電話連携型の受付システムを継続利用するには、移行先のクラウドPBXや接続方法に対応しているかを確認しなければなりません。
将来的にクラウドPBXへの移行を予定している場合は、現在の電話環境だけでなく、移行後の環境にも対応できる受付システムを選ぶことが重要です。
クラウドPBXへの移行前に受付システムで確認したい3つのポイント
クラウドPBXへの移行前に受付システムで確認したい3つのポイントは以下の通りです。
- 移行先のクラウドPBXに対応しているか
- 既存の電話番号や内線を引き続き利用できるか
- 追加機器や工事が必要にならないか
ここでは、上記のポイントについて解説します。
移行先のクラウドPBXに対応しているか
オンプレPBXからクラウドPBXへ移行する際は、現在利用している受付システムが、移行先のクラウドPBXに対応しているかを確認しましょう。
クラウドPBXは提供会社によってサービスの仕様や接続方法が異なるため、受付システムに「クラウドPBX対応」と記載されていても、すべてのクラウドPBXと一律に連携できるとは限りません。対応サービスや接続方法、必要な設定などを事前に確認することが重要です。
特に、接続方法や必要な設定、追加機器の有無まで確認しておけば、移行後に受付システムが利用できないといったトラブルを防ぎやすくなります。
既存の電話番号や内線を引き続き利用できるか
クラウドPBXへの移行前には、現在使用している電話番号や内線番号を引き続き利用できるか確認しましょう。
PBXの更改に伴って電話番号や内線番号の構成が変わると、受付システムに登録している担当者や部署の呼び出し先にも影響する可能性があります。
特に、従業員300名以上の企業や複数拠点を展開する企業では、受付システムに登録する部署・担当者が多くなりやすいため注意が必要です。PBX移行後に内線番号が変更される場合、大量の登録情報を修正しなければならない可能性もあります。
移行前に既存番号の継続可否を確認するとともに、変更が必要な場合は受付システム側でどのような設定作業が発生するのかを把握しておきましょう。
追加機器や工事が必要にならないか
クラウドPBXへの移行前には、受付システムとの接続に追加機器や工事が必要にならないかも確認しましょう。PBXの変更によって接続方式が変わると、受付システム側で新たな機器の設置や配線工事、設定変更などが必要になる可能性があります。
そのため、PBX本体の導入費用だけでなく、受付システムを含めてどこまで機器や設定を変更する必要があるのかを事前に整理することが重要です。追加機器の購入費や工事費だけでなく、設定作業や移行にかかる期間も含めて確認しておけば、想定外のコストや業務への影響を抑えやすくなります。
特に、業務効率化や設備管理の負担軽減を目的としてクラウドPBXへ移行する場合は、受付システムについても追加機器や大がかりな工事を必要とせず、シンプルに移行できる「アイタッチ」のような製品が適しています。
PBXの変更を予定している企業が受付システムを選ぶポイント
PBXの変更を予定している企業が受付システムを選ぶ際のポイントはおもに以下の3つです。
- オンプレPBXとクラウドPBXの両方に対応している
- 既存の電話環境を活用できる
- 担当者へ直接通知できる
ここでは、上記のポイントについて解説します。
オンプレPBXとクラウドPBXの両方に対応している
将来的にPBXの変更を予定している企業は、オンプレPBXとクラウドPBXの両方に対応できる受付システムを選ぶことが重要です。
オンプレPBXとクラウドPBXの双方に対応している受付システムであれば、PBXと受付システムそれぞれの更新時期を分けて考えやすくなります。例えば、現在のオンプレPBXを維持したまま受付システムを先に導入し、数年後の設備更改に合わせてクラウドPBXへ移行するなど、段階的にオフィスのDXを進めることも可能です。
PBXの更改予定がある場合は、現在の電話環境への対応可否だけでなく、将来のクラウドPBXへの移行まで見据えて受付システムを選びましょう。
既存の電話環境を活用できる
PBXの変更を予定している場合は、現在使用している電話機やPBX、内線番号などの電話環境を活用できる受付システムを選ぶことも重要です。
既存の電話環境を活用できる受付システムなら、PBXと受付システムを同じタイミングで更改する必要がなくなり、設備更新の計画を立てやすくなります。
将来的にPBXの変更を予定している企業は、受付システム導入時に電話設備を一新するのではなく、現在の設備を活用しながら段階的に移行できる製品を選ぶと、導入や更改に伴う負担を抑えやすくなります。
担当者へ直接通知できる
受付システムを選ぶ際は、来訪者から担当者へ直接通知できるかも確認しましょう。
従来の受付電話では、来訪者が受付や総務へ連絡し、受付担当者が訪問先の部署・担当者へ取り次ぐといった対応が必要です。来訪者が多い企業では、そのたびに担当者の業務が中断され、受付対応に多くの工数がかかる可能性があります。
そこで来訪者がタブレットから訪問先を選択し、担当者の社内電話やスマートフォンへ直接通知できる「アイタッチ」のような受付システムなら、受付・総務担当者を介した電話取次ぎを削減可能です。また、音声通話だけでなくSMSなど複数の通知方法に対応していれば、担当者が離席している場合でも来訪に気づきやすくなります。
アイタッチについては次項にて詳しく紹介します。
PBXを変更しても使い続けやすい受付システム「アイタッチ」
ABphone株式会社が提供する「アイタッチ」は、来訪者が受付用のiPadを操作し、訪問先の部署や担当者を直接呼び出せる無人受付システムです。受付・総務担当者による電話の取次ぎを減らし、来訪者から担当者へ直接つなぐ受付環境を構築できます。
アイタッチの大きな特徴は、クラウドPBXとオンプレPBXの双方に対応している点です。現在使用しているPBXを活かして導入できるため、オンプレPBXからクラウドPBXへの更改を予定している企業でも、PBXと受付システムを同じタイミングで入れ替える必要がありません。
クラウドPBX向けの「プラス クラウド」では、受付用iPadをクラウドPBXの内線の1台として直接接続できます。ひかりクラウドPBXやArcstar Smart PBXなどで導入実績があるほか、Cisco Webex Callingと直接連携する「プラス クラウド for Webex」も提供されています。既存のクラウドPBX環境を活かしながら受付機能を追加でき、基本的にはGatewayなどの変換機器を追加せずに導入可能です。
一方、現在オンプレPBXを使用している企業向けには「プラス オンプレ」が用意されています。専用のSIP-Gatewayを使用することで、既存のPBXやビジネスフォンを活かしたままタッチパネル式の無人受付を導入できます。NEC・NTT・OKIなど国内主要メーカーのPBXにも対応しています。
アイタッチなら、「まず現在のオンプレPBXを活用してアイタッチを導入し、設備更改のタイミングでクラウドPBXへ移行する」といった段階的な導入も検討できます。クラウドPBXとの連携では構成によって最短当日から導入できるなど、スピーディーに受付環境を整えられる点もメリットです。
現在使用しているPBXや移行予定のクラウドPBXでアイタッチを利用できるかわからない場合でも、ABphone株式会社へぜひ一度お気軽にご相談ください。
まとめ｜PBX変更後も使い続けられる受付システムを選ぼう
オンプレPBXからクラウドPBXへ移行しても、移行先の電話環境に対応した受付システムであれば継続して利用できます。ただし、対応するPBXや接続方法は受付システムによって異なるため、PBX更改を予定している場合は「現在のPBXで使えるか」だけで製品を選ばないことが重要です。
受付システムを選ぶ際は、オンプレPBXとクラウドPBXの双方に対応しているか、既存の電話設備を活用できるか、追加機器や工事が必要になるかなどを確認しましょう。将来的な電話環境まで考慮しておけば、PBX更改に伴う受付システムの入れ替えや追加コストを抑えやすくなります。
「現在はオンプレPBXを使用しているが、今後クラウド化する予定がある」「クラウドPBXへの移行が決まっており、受付システムも見直したい」といった場合は、まず現在の電話環境や移行予定のPBXについてぜひABphone株式会社へご相談ください。
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