オフィスの第一印象はエントランスで決まります。
企業によって異なるエントランススペースや空間を、いかに“効果的”に使うかでイメージはがらりと変わります。
他社と差別化し、自社のブランド力を上げるための活動（＝企業ブランディング）の一環としてエントランスの見直しを行ってはいかがでしょうか？
本記事では、会社のブランド力向上のためのエントランスデザインのポイントを紹介していきます。ご参考になれば幸いです。
目次
エントランスを見直して企業ブランド力を上げるために
１－１ エントランスで第一印象が決まる
１－２ 自社ＰＲを行う
１－３ 一工夫されたエントランスを目指す
１―４ 企業ブランディングとは
１－５ エントランス見直しにおける企業ブランディングの効果
心地よいオフィスのエントランスとは？
2-1 清潔感
2-2 おもてなし
2-3 開放的な空間
2-4 受付の工夫
理想的なエントランスとは？
3-1 先進的イメージ
3-2 企業PR
受付システムって？
4-1 受付システムの便利な機能
4-2 安心のセキュリティ
4-３ 受付システムの効果
4-４ 主な機能・機能詳細
まとめ
エントランスを見直して企業ブランド力を上げるために
１－１ エントランスで第一印象が決まる
初めて会社を訪れるお客様において、企業のエントランスに入った瞬間に感じる第一印象が「良いもの」でなければなりません。エントランスデザインという視覚情報は、企業ブランドの印象を大きく左右します。
印象に残るエントランスとは、“視覚的にも内容的にも、十分に自社PRがされている”ことに加え、“一工夫プラスアルファされている”ことです。これで、「他社とは違うな」と感じさせるオフィスエントランスにすることができます。もちろん、清潔で快適であることは大前提です。
１－２ 自社ＰＲを行う
エントランスは来訪者に自社をPRする場として最適な場所です。
まず企業のビジョンや理念をアピールしましょう。例えば、エントランスデザインにイメージカラーやスローガン・ビジョンなどを取り入れ、視覚的にアピールします。
そして自社製品をお客様に紹介しましょう。エントランスの空いたスペースに「主力商品」や「新商品」をディスプレイし、来訪者に企業PRをします。
１－３ 一工夫されたエントランスを目指す
来訪者に印象付けるためには「プラスアルファの要素」が必要です。エントランスに一工夫加えるとしたら、おすすめは「無人受付システム」です。
無人受付システムとは、受付カウンターに担当者を置かずに無人で、システムで受付業務が行うものです。iPadを使ったものやロボット型など、いずれもスタイリッシュな端末で、お客様が目にした瞬間、先進性をアピールすることができます。
見た目だけはなくその操作性も優れており、受付担当者がご案内するよりも早い所要時間で担当者と面会することができ、来訪者をお待たせしません。
また、動画再生機能がついた無人受付システムを導入すれば、自社CMを流せば企業アピールになります。
１―４ 企業ブランディングとは
企業ブランディングとは、他社商品やサービスと差別化し、競合他社と差をつけるため付加価値を確立することを目的とします。
定期的にブランディング見直しを行い、顧客に対して、自社の製品やサービスが他にはない“唯一無二”のものだと感じてもらうことが大切です。
具体的には、社名やロゴマーク、スローガンや方針の見直しなどを行い、社内従業員・社外のお客様・協力会社様へ変化をアピールします。
見直すことによって、
他社と差別化でき、価格競争から抜ける
従業員のモチベーションが向上
顧客の質の向上
宣伝コストを削減できる
などの効果が期待できます。
１－５ エントランス見直しにおける企業ブランディングの効果
オフィスのエントランスデザインを見直すとどのような効果があるでしょうか？
- ① 他社との差別化
- ② 従業員のモチベーション向上
① 他社との差別化
差別化をさせるために必要なことは、エントランスの外側・内側で工夫することです。
エントランスの外側において、植栽・照明・看板を工夫することによって企業のオリジナル性が出ます。オフィス周辺の緑化をすることでオフィスイメージを向上させる効果があることがわかっています※。植物は視覚的に来訪者をリラックスさせコミュニケーションが円滑になります。
内部では、空間を最大限有効活用した開放的なエントランスにする、または狭い受付スペースでもアイデア次第ではスタイリッシュな受付デザインにできます。
他社と差別化させるためには、来訪者が担当者と面会するまでの間に印象付けることが必要です。エントランスに入る前と入った後、それぞれにおいて工夫され洗練されたエントランスをつくりあげましょう。
※参考：https://www.jstage.jst.go.jp/article/jjsrt/39/4/39_552/_pdf
② 従業員のモチベーション向上
「みんなで頑張ろう！」とモチベーションの高い会社はおそらくエントランスから整えられているはずです。より良い商品づくりにつなげるため、従業員が働きやすく社内環境を変えることも企業ブランディングのひとつといえます。
働きやすい環境づくりの一例として「無人受付システム」の導入・活用が挙げられます。
無人受付システムとは、従来受付担当者が行ってきた受付業務を、システムが無人で行います。
つまり他の従業員は主力業務に集中できることになります。例えば、内線電話の取次や担当者を探したり、来客対応のために業務を中断したり、行う必要がなくなるわけです。従業員の働きやすさがアップするだけでなく、業務効率化が期待できます。
受付システムは運用管理が大変なイメージがありますが、変更項目はＰＣで操作をし、iPad無人受付システムへ自動反映です。つまり“短時間”で“だれでも簡単に”行うことが可能です（ご参考：弊社無人受付システム「アイタッチ」）。
心地よいオフィスのエントランスとは？
2-1 清潔感
来訪者に良い企業イメージを与えるためには心地よいエントランス空間をつくります。当然ながら清潔感が大事です。
“段ボールが置きっぱなし”“ほこりが溜まっている”など、清潔感を感じられないエントランスは、製品イメージや企業イメージがいかに優れているものであろうとも、お客様の印象は全て台無しです。
従業員ひとりひとりが初めて訪れるお客様の立場となり、清潔感を保つために行動できると理想です。それが難しい場合は清掃業者に頼むことも一つです。
2-2 おもてなしのメッセージ
来訪者は受付で「いらっしゃいませ」「ご足労頂きありがとうございます」など来訪の“感謝”のメッセージを受けると、嬉しいですしサービス・質の良い企業だというイメージを持ちます。
「いらっしゃいませ」と伝えるには受付カウンターに担当者が在中する必要がありますが、無人受付システムでは“ウェルカムメッセージ”の機能でおもてなしの心を伝えることが可能です。
2-3 開放的な空間
心地よいエントランスとは、開放感のあるエントランスです。
広くて開放感のあるエントランスは魅力的ですが、企業によってその広さに限りがある場合があります。
狭いエントランススペースでも、以下のような工夫をすることによって明るく圧迫感のないリラックス空間をつくりあげることが可能です。
観葉植物
ソファなどのオフィス家具
照明
受付の変更
例えば、葉先の丸い植物を置いてリラックス効果を出す、間接照明を使って柔らかい雰囲気を出す、照明を増やし明るくして開放感を演出する、などです。
エントランススペースが狭い場合、「無人受付システム」を設置すると狭いスペースでも受付が可能です。来訪者が受付操作をすると同時に担当者へ通知がいき、迅速にご案内までできます。
無人受付システムは、従来の受付カウンター上に置くタイプもありますが、スタンドタイプはより省スペースになり開放感を演出できます。
受付カウンターを無くし、スタンドタイプの無人受付システムを設置すると空いたスペースにオフィス家具を置くなど有効に使うことができます。狭くてもアイデア次第で快適なエントランスを創造することができます。
2-4 受付の工夫
心地よいエントランスにするため受付も工夫しましょう。なぜなら、受付は来訪者が必ず利用するからです。
受付カウンターのある企業では、現在以下のような課題があると考えられます。
受付カウンターのある企業では、現在以下のような課題があると考えられます。
- 「会社名・部署名・氏名・来訪理由など書く作業が多い」
- 「担当者が不在・来客対応中だと待たされる
- 「内線電話での取次に時間がかかる」
- 「飛び込み営業やアポなし来訪が先の場合待たされる」
- 「人対人で感染リスクがある」
- 「入館証の返却を忘れることがある」
- 「ダブルブッキングのミス」
などです。
解決するためには、「簡単」「素早く」「待ち時間なし」が叶う受付体制をつくることです。しかし、受付人員や固定電話など人件費や設備を増やしたりすることは、コストも時間もかかり容易なことではありません※。
※参考 弊社ブログ「無人受付システムVS内線電話、どちらがお得で便利？」URL
そこでおすすめしたいのが“無人受付システム”です。来訪者は「簡単操作」で受付完了でき、「待ち時間なし」で担当者と面会することが可能です。非接触（タッチレス）で操作できるものや、発話することなく担当者と面会できるものもあり、感染リスクも低減できます。
入館証は無人受付システムにおいては必要ありません。なぜなら、事前に送られた“受付コード”や“ＱＲコード”を持つ来訪者以外は受付操作ができず中に入れないからです。
来訪者が使いやすいように受付を工夫する中で“先進的な企業”だと印象付け、企業力向上につなげましょう。
理想的なエントランスデザインとは？
3-1 先進的なイメージを与える
理想的なエントランスとは、「この会社は他社とは違うな」とハイグレードな印象を与えるエントランスです。そのため、システム面の設備投資は必須です。
エントランスでの設備と言えば、受付カウンター内の固定電話やコピー機、シュレッダーなどでしょうか。今ある設備にさらなる投資をしても効果はいまひとつ難しいと感じる場合、「無人受付システム」を導入すると効果的です。
受付システムにはタブレットやロボットなどがありますが、いずれも一歩先に進んだ新しいタイプの無人受付で、「スタイリッシュ」「スマート」「シンプル」なイメージを来訪者に与えることができるでしょう。
3-2 会社自身のアピールを行う
有名企業のエントランスは、来訪者に向け企業のＰＲが十分できています。
大切なのは「新製品・主力製品のアピール」を行うことです。
製品を陳列したり、ポスターを目立つところに貼ったり、無人受付システムで製品のＣＭを流すことも一つです。
視覚的に言えば、例えばエントランスで使用する色や形は、企業を象徴するコーポレートカラーやロゴを取り入れてみてください。そこに統一感があるとまとまるのある空間ができ、お客様は落ち着いた気持ちでリラックスすることができます。
オフィス移転を行う際は、エントランス使う素材にも注目します。重厚感を求めるなら大理石、温かみのある雰囲気を求めるなら木材、というように決めるといいでしょう。
受付システムって？
4-1 受付システムの便利な機能
これまで幾度となく述べてきましたが、企業ブランド力を上げるために「無人受付システム」は大変有効です。様々な便利な機能があり、自社に合った製品を選ぶことができます。
一部ご紹介すると以下のような機能があります。
様々な受付方法・・・受付コード、ＱＲコード、顔認証、名刺認証、音声認証など
カレンダーツールが連携されているもの・・・日程調整、会議室予約、次回アポなど
チャットツールが連携されているもの・・・チャット通知
専用アプリ・・・アプリ通知
カスタマイズ機能・・・動画再生、レイアウト変更など
特に、動画・ウェルカムメッセージ・待ち受け画面のレイアウト変更などの“カスタマイズ”機能は来訪者の使いやすいように変更できるので便利です（参考：無人受付システム「アイタッチ」）。
4-２ 安心のセキュリティ
無人なのでセキュリティ面が不安な方は多いと思います。
無人受付システムでは、事前に送られている受付コードやQRコードをもつお客様のみ、受付ができます。急な飛び込み営業やアポイントなしのお客様は入館できません。連携により、ドア解錠やエレベーターが自動で反応する機能が付いたシステムもあります。
つまり無人受付システムによって物理的に不審者は排除され、企業のセキュリティ管理に対するブランド力は向上します。
4-３ 受付システムの効果
どんな設備でも気になるのが、かけるコストに対する効果です。
受付システムの導入・設置・月額費用（ランニングコスト）の方が、人件費よりも安く済むことが多いです。
無人受付システムを導入すると具体的にどのような効果が得られるでしょうか？
企業の先進性を表現
受付～通知までスムーズな受付対応
長時間待たずに来訪者が担当者と面会可能
来訪者側はスムーズな受付ができ、企業側は迅速に来客対応できる、など双方にメリットがあり受付業務効率化が図れます。さらに企業にとっては以下のような効果が期待できます。
① 人件費の削減
② 業務の効率化
①人件費削減
受付に専任担当者を置く必要が無くなり人件費削減となります。受付担当者に払う給料よりも受付システムの導入設置費用の方がコストは抑えられることが多いです（※端末によります）。
加えて指導育成にかかる人件費も削減することができます。
③ 業務効率化
従来、受付において来訪が重なった場合対応に駆り出されていた従業員は、受付システム設置によりその必要がなくなります。その分主力業務に集中することができ、業務効率化が期待できます。
また、SMSやチャット等の通知機能により内線で取次ぐ必要がなくなり、担当者を探す手間も省けます。主力業務に費やす時間が増え、業務効率は向上します。
4-4 主な機能・機能詳細
【受付機能】
スマホで受付コード・QRコードをかざす、顔認証、音声認証、人感センサーで反応するもの、いずれも非対面で受付可能です。
受付後はIoT機能でドア解錠・誘導、シール入館証を発行、電子錠が連携しゲートが開くものなどがあります。
【通知機能】
電話・SMS・電話+ＳＭＳ通知のほか、Google ChatやChat workなどのチャットツールを使った通知、専用アプリでの通知方法などがあります。
既存のチャットツールなどがあればそれを使うもよし、外回りが多い場合は“複数同時通知機能（SMS通知で複数人に同時に通知がいく）”を選ぶもよし、通知方法は様々なので自社に合った通知方法を選ぶことができます。
【その他の機能】
・日程・場所調整機能
Googleカレンダーやofficeカレンダー、Outlook予定表などカレンダーツールと連携して次回アポイントができたり、会議室予約ができたりなど日程・場所調整ができる機能。
来訪者管理機能
来訪者の来訪時刻や来訪頻度を分析でき業務に役立てることができます。
・カスタマイズ機能
好みの待ち受け画面、動画再生、レイアウト変更などができる機能です。
自社プロモーションビデオで会社のイメージを伝える、ＣＭを流し自社製品のＰＲに使う、おもてなしのメッセージで温かいエントランスをつくる、来訪者が使いやすいタッチパネルデザインにするなど、使い方は多種多様。外国のお客様向けに英語表記も可能です。
主な機能は、受付・通知機能ですが受付システムの種類によって、オプション機能は様々です。
コスト面と機能面のバランスをとりながら自社に必要な機能を選ぶことが大切です。
まとめ
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電話：03-6868-5151
