人手が足りずに来客を待たせてしまい、企業の第一印象を悪くしていませんか？
受付システム「アイタッチ」は、タブレットやスマートフォン、電話と連携し、来訪者対応を担当者が直接する事で業務効率化とコスト削減を実現。外出時や他フロア対応もスムーズにする、革新的ソリューションです。
本記事では、受付システム導入のメリットや選び方を解説します。職場の業務効率化を考える方はご一読下さい。
なぜ今、受付システムを会社に導入する企業が増えているのか？
企業のDX推進と業務効率化の観点から、受付システムは今注目の施策です。デジタル競争力向上とコスト削減を同時に実現できる、受付システムの魅力を詳しく解説します。
- 受付システムで会社業務中のムダを減らす！のDX化を
- 受付システムの会社導入によるコスト削減効果とは？
業務中のムダを減らす！受付システムで会社のDX化を
https://www.mlit.go.jp/hakusyo/mlit/r02/hakusho/r03/html/n1242000.html
国土交通省の調査によると、日本企業のデジタル競争力は世界63か国中27位と低迷しており、デジタル化の遅れが課題となっています。
受付業務をシステムに置き換える事で、内線呼び出しや担当者を探す時間を削減し、限られた人材を本業に集中させられます。
業務効率を向上させる受付システムの導入は、社内DXの加速にも貢献することが可能となります。
参照：国土交通省 「国土交通白書 2021 第I部 危機を乗り越え豊かな未来へ 第4節 デジタルトランスフォーメーション(DX)の遅れと成長の停滞」
https://www.mlit.go.jp/hakusyo/mlit/r02/hakusho/r03/html/n1242000.html
受付システムの導入によるコスト削減効果とは？
受付システムの導入により、以下のように受付対応にかかる人件費や残業の削減が可能になります。
- 受付業務自体をデジタル化をすれば、1名以上の人件費の削減
- 今まで取次をしていたものが直接担当者につながるので、取次業務自体の業務が不要
特に製造業や建設業では現場業務を中断せざるを得ない場合があり、この取次業務を減らすことで本来の業務に集中できます。
受付システムは直接的なコスト削減だけでなく、業務効率や顧客対応の質向上にも繋がるのです。
受付システム導入で実現できる「更なる」2つのビジネスメリット
受付システムの導入は、コスト削減だけでなく、企業の成長を支える重要なビジネスメリットをもたらします。以下で2つのメリットをご紹介します。
- 無人受付システムで社員の働きやすさを実現（社員のモチベーション向上）
- コア業務に集中できる（人手不足の解消）
無人受付システムで社員の働きやすさを実現（社員のモチベーション向上）
無人受付システムの導入により、人手不足の中でもスムーズな来客対応が可能になります。
外出によって事務所に常駐する社員が2名〜3名に限られるケースも少なくありません。こうした限られた人員でも効率的に対応できる点は、無人受付システムの大きなメリットです。
受付システムによって、来訪者情報が担当者に直接通知。取次の手間が減り、待ち時間の短縮と業務効率化を実現します。
業務中断が減少したおかげで社員の集中力も高まり、残業削減にも寄与するのです。
コア業務に集中できる（人手不足の解消）
今後もさらなる労働力人口が減少していくことから、ビジネス成長へ寄与しない業務は、業務割り当てや組織編制の見直しと併せ、極力、システム化、省力化をしていくことが求められます。
無人受付システムを導入することで、日々の電話取次業務や受付対応業務を省力化でき、本来やるべき業務に集中できる環境の形成を実現します。
会社に最適な受付システムの選び方と比較のポイント
受付システム選びでは、自社の規模や既存システムとの連携性、コスパなど複数の観点から検討する事が重要です。以下で詳しく解説します。
- システム選定の2ステップ
- 実現したい受付システムの選定
- 受付システムと社内の既存システムとの連携性
- 機能と価格のバランスを考慮する
- 導入に失敗しない為のチェックリスト
システム選定の2ステップ
効率的なシステム選定の為に、以下の2段階のプロセスで自社に最適な受付システムを見ていきます。
【Step1】実現したいこと・受付システムに求める要件を明確に
⇒実現したいこと（受付のコスト削減・受付業務の手間削減・受付モダナイズ・運用の容易さ・訪問者数・社内利用者数・利用拠点）
【Step2】既存システムとの連携を確認
⇒PBXやネット環境との連携を確認。不明時は社内有識者に確認。
| ※既存システムが不明な場合 PBXの種類やネットワーク環境が不明な場合は、社内IT担当者や通信事業者に確認するか、当社お問い合わせをご利用下さい。受付システムとの互換性問題は導入後のトラブルの主要因となります。 |
実現したい受付システムの選定
既存の電話受付からのリプレイスやシンプルな機能のみを求められる場合は「低コスト・シンプル型」、複数拠点で利用し、運用は一括管理したい場合は「複数拠点対応型」が向いています。
一方でセキュリティを考慮し、多機能が必要な場合（大企業向け）は「多機能リッチ型」を選定すると良いでしょう。
受付システムと社内の既存システムとの連携性
既存システム、特に社内PBXなどの通信機器との互換性確認は重要です。スムーズな連携が可能なシステムを選ぶ事で、追加工事や設定変更のコストを抑えられます。
各社ビジネスフォン対応システム、クラウドPBX専用システム、既存設備不要でコンセントに挿すだけのオールインワンタイプなど、自社環境に最適なタイプをお選び下さい。
▶無人受付システム アイタッチは4タイプはこちらから
| ポイント：連携性が不明な場合のリスク 既存システムとの連携性を確認せずに導入すると、追加工事や設定変更が必要になり、想定外のコストや導入遅延が発生する可能性があります。もしご不安な点があれば、お気軽に当社迄ご相談下さい。 |
機能と価格のバランスを考慮する
システム選定では、自社に必要な機能を見極め、コストと効果のバランスを取る事が重要です。
- 内線・外線連絡
- ＳＭＳ通知
- 多言語対応
- ビジネスチャットとの連携（Slack, Teams等）
- 事前登録・メール招待、QRコード受付
- 会議室予約や日程調整ツールとの連携
- 入館証印刷
業務効率化に直結する機能に加え、将来的な拡張性や予算も踏まえ、上記の機能が本当に必要かを検討することが大切です。
導入に失敗しない為のチェックリスト
受付システム導入を成功させる為、4つの重要なポイントとチェックリストをご用意しました。リストを活用しながら、スムーズな稟議通過と効果的な運用をサポートいたします。
- 課題と目的の明確化（何の為に導入するのか）
- □受付業務の人件費コストを削減したい
- □来訪者対応の質を向上させたい
- □セキュリティレベルを強化したい
- □業務効率を高めたい
- □企業イメージを向上させたい
- 既存システムとの互換性確認
- □現在のPBX/電話システムを確認した
- □ネットワーク環境を確認した
- □他社製品との連携可能性を調査した
- □工事・設置スペースを確保できる
- □セキュリティポリシーとの整合性を確認した
- 導入スケジュールと担当者の決定
- □プロジェクトリーダーを決定した
- □関係部署との調整役を指名した
- □具体的な導入スケジュールを作成した
- □トラブル発生時の対応フローを決めた
- 社内周知・教育計画の策定
- □社内への説明会実施計画を立てた
- □マニュアルを準備した
- □管理者向け操作訓練をした
| ※チェックリストに当てはまらない場合は？ 上記チェックリストの項目が自社の状況に合わない、又は判断できない場合は、無理に進めず社内有識者に相談する事をおすすめします。 特に「既存システムとの互換性」は技術的な知識が必要な為、不明点があれば当社お問い合わせフォームからご相談下さい。 |
来訪者が「見える」受付システムで安心して働けるオフィスへ
以下では、弊社の撮影機能付き受付システム「KITAYO」について紹介します。
- 【KITAYO】の特長と機能
【KITAYO】の特長と機能
KITAYO（キタヨ）は、来訪者の顔を撮影し、iPadやiPhoneにリアルタイム通知を行う撮影機能付き受付システムです。お手軽に、シンプルに受付システムを導入されたい企業様へ従来の受付システム「アイタッチ」に追加して来訪者履歴を残せる機能となります。
■受付システム機能比較表
| 機能 | アイタッチ基本 | KITAYO | 市場の一般的な製品 |
| リアルタイム通知 | ◯ | ◯ | 機種により異なる |
| 来訪者履歴管理 | △ （オプション） | ◯ | 機種により異なる |
| 自動ドア連携 | × | ◯ （オプション） | 一部製品のみ対応 |
| マルチPBX対応 | ◯ | ◯ | 限定的 |
| セキュリティレベル | 標準 | 高 | 機種により異なる |
このような物理的機能は、企業のセキュリティリスク管理にも直結します。社員にとって「安全性」や「安心感」を感じられるオフィス環境となり、業務に集中できる環境整備に寄与するのです。
受付システムを導入した会社の成功事例
企業の事例から、受付システム導入による具体的な効果や成功要因を見ていきましょう。導入を検討する際の参考にして下さい。
- 事例1. タッチパネルでシンプル操作！受付システムで業務効率化を実現
- 事例2. iPad受付システムを内線電話の代替に！来訪者対応効率化と企業イメージ向上を実現
事例1. タッチパネルでシンプル操作！受付システムで業務効率化を実現
総合不動産業を展開するグループ全体230名規模の企業において、シンプルな操作性が魅力の「アイタッチ」を導入。簡単な操作で社員の学習コストを削減し、導入直後から業務効率化に貢献。
特に業務中断が減少し、社員の働きやすさが向上しました。また、スタイリッシュなデザインが企業イメージアップに貢献しています。
⇒詳しくはこちらから
事例2. Arcstar Smart PBXとの連携！サーキット運営会社での受付システム導入事例
レジャー・エンターテインメント業界の国際格式レーシングサーキット運営会社（136名規模）では、社内固定電話のArcstar Smart PBXへの切り替えに伴い、アイタッチを導入しました。
採用理由は、他社製品と比較した費用面での優位性と、シンプルな操作性・メンテナンス性の高さです。
エントランスにはサーキットをイメージした台に設置し、来訪者が迷わず使用できるシンプルレイアウトで運用。「機能が分かりやすく、設定も簡単。メンテナンス性も良好」との評価を得ています。
社内の電話システム更新に合わせた受付システム導入は多くの企業で見られるパターンで、PBX切り替えのタイミングでの同時最適化など効率的な設備投資の好例です。
⇒詳しくはこちらから
来訪者受付システムの無料見積もりはこちらから！ABphoneの【アイタッチ】
受付システムは、企業のDX推進、ブランディング向上、セキュリティ強化に貢献する重要なツールです。
弊社の受付システム「アイタッチ」は、クラウドPBX、オンプレミスPBX、マルチPBX、PBXなしなど、様々な通信環境に対応！顔が見える・来訪者履歴が残せる「KITAYO」との連携も可能です。先ずは無料見積もりをお試し下さい。
