受付システムの最も基本的な必須機能は、来訪者がタッチパネルから相手先を選択し連絡することです。
この入力情報をもとに定められた部署、担当者への電話や通知を行います。
受付システムの多くは、これらの処理を無人で行えるようになっており、メリットも多く効率やコストでは非常に大きな利点もありますが、無人におけるリスクも生じます。
通行人の多い通路などに設置される無人受付システムでは、不特定多数の人が目にしますし、興味本位から触れられる機会も意図せず多くなってしまいます。
このような状況から利便性とリスクが共存する受付システムには個人情報も含まれている以上、セキュリティ対策も非常に重要になってきます。
貴重な情報とは守らなければならない情報でもあり、これには「来訪者」の情報と「担当者」の情報の２つの個人情報があります。
個人情報保護の失敗事例と、各々の注意点を次に記します。
（上記、リンクをクリックすると記事が読めます。）
記事抜粋「平成２６年に発覚したベネッセコーポレーション（岡山市北区）の個人情報流出事件で、顧客ら約５,７００人がベネッセ側に１人当たり５万５千円の損害賠償を求めた訴訟の判決で東京地裁は２７日、漏えいを認めた４,０２７人に１人当たり３,３００円、総額で約１,３００万円を支払うよう命じた。」
会社としての信用ダメージもありますが、金銭面でもおおきな損害が生じることがこの記事からもわかります。そして、一度流出、漏洩してしまうと取り戻しができません。
受付システムの最も貴重な情報とは、来訪者の情報です。来訪者の情報には、以下のようなものが含まれます。
来訪者の情報は、受付システムによって収集・管理され、担当者や管理者に通知・提供されます。来訪者の情報は、以下のようなメリットをもたらします。
来訪者の情報は個人情報保護法やGDPRなどの法令にも関わる重要な情報であり、適切なセキュリティ対策やプライバシーポリシー（来訪者の情報の取得・利用・提供・保存・廃棄など）を守ることが必要になります。受付システム運用側は、責任を持って対応する必要が生じます。
受付システムには担当者情報も必須となり、来客に案内する社員や部門の情報のこととなります。この情報は、受付システムに入力され、来客時に電話や各種通知などで伝えるときに使われます。
受付システムの担当者情報の取り扱いの注意点を整理すると、以下のようになります。
以上のように、受付システムの担当者情報の取り扱いには、正確性・適切性・安全性の３つのポイントに注意する必要があります。
受付システムの担当者情報は、来訪者対応の効率化や満足度向上に貢献しますが、同時に個人情報や機密情報にも関わる重要な情報です。受付システムを利用する際は、情報の正確性・適切性・安全性を確保することが必要です。
無人受付システムには盗難の危険性もあります。受付システムで使われる端末や機器を盗難や破壊、情報漏洩から保護するために対策が必要です。
受付システムの盗難防止には、以下のような方法があります。
無人受付システムは、受付業務の効率化やコスト削減に有効ですが、セキュリティ面での不安もあります。適切な対策を講じることで、安全に無人受付システムを利用することができます。
無人受付システムは、受付業務の効率化やコスト削減に有効ですが、セキュリティ面での不安もあります。監視カメラ、固定、認証、盗難時データ自動消去など適切な対策を講じることで、安全に無人受付システムを利用することができます。
ＡＢｐｈｏｎｅ株式会社の受付システム「アイタッチ」は、Apple社のセキュリティ対策と、独自のシステム上の認証により安全に運用できる受付システムとなっています。
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